Сьогодні все активніше в органах державної влади та комерційних організаціях впроваджується електронний документообіг, що дозволяє не тільки прискорити обробку документів, а і дозволяє використовувати сучасні мобільні пристрої та «працювати на відстані» при роботі з документацією. Регламентує роботу у сфері електронного документообігу Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/851-15.

Уряд України запропонував програму дій щодо впровадження електронного уряду на протязі 2015-2016 року. Під час проведення засідання кабміну Прем’єр-міністр України Арсеній Яценюк наголосив: «Треба відмовитися від тон паперу, який ходить міністерствами, до речі, місяцями. Ми ставимо також амбітну ціль – перехід виключно на електронне врядування, який передбачає ID для всіх в Україні, електронний підпис і електронний документообіг.» http://www.kmu.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=247804904 .

Відомо також що в рамках реформ, що відбуваються в Україні, буде внесено в найближчий час цілий ряд законопроектів у рамках проекту «Цифрова Україна». Про це повідомив заступник Глави Адміністрації Президента України, секретар Національної ради реформ Дмитро Шимків. Відомо що перший з них має регламентувати та врегулювати прийом електронних звернень від громадян. Ще ряд законопроектів має забезпечити прозорість роботи державних установ та організацій, що планується реалізувати за допомогою створення саме цифрового формату, що забезпечить доступ до інформації саме в електронному вигляді http://www.president.gov.ua/news/32173.html.

Одним з елементів доступу до інформаціє є наявність сайту установи, організації, навчального закладу тощо. Важливим є не просто наявність такого сайту, а і своєчасне оновлення інформації, її актуальність та зручний інтерфейс. Під час проведення засідання ректорату 17.02.2015 Ректор академії поздоровив колектив НАВС з почесним місцем що посів сайт академії у новому рейтингу Webometrics Ranking of World's Universities, якій оцінює саме змістовну та інформаційну складову web-сайтів навчальних закладів. http://www.naiau.kiev.ua/news/viznannya-nashogo-sajtu.html

Електронний документообіг все активніше впроваджується в Україні. Наприклад, близько 90% співробітників Київської міської ради, Київської міської державної адміністрації, районних у місті Києві державних адміністрацій є користувачами інформаційно-телекомунікаційної системи електронного документообігу http://news.finance.ua/ua/news/~/344151 .

Проводиться робота з впровадження елементів електронного документообігу і в НАВС. Наприклад, Ректор НАВС генерал-майор міліції Чернєй Володимир Васильович презентував під час проведення селекторної наради 17.02.2015 «Електронну стройову записку». Це дозволить отримувати інформацію щодо особового складу Академії значно оперативніше, минаючи етап збирання та систематизації паперових джерел цієї інформації.

Проводять цю роботу і підрозділи НАВС. Так у ННІПФПСКМ існує внутрішній сервер на якому розміщено у електронному вигляді документи. На сервері створено структуровану систему папок, що дозволяє швидко знайти документ. Оперативне розміщення документів на сервері дозволяє швидко отримати до них доступ у разі необхідності, не чекаючи надходження паперової копії до підрозділу. Звичайно це лише один з елементів системи електронного документообігу і до повноцінного рішення ще необхідно пройди значний шлях.

Робота з документами в електронному вигляді дає значні переваги, але потребує навичок та вмінь роботи з відповідним програмним забезпеченням, знань щодо роботи з інформацією у цифровому вигляді в цілому. Викладачі кафедри інформаційних технологій ННІПФПСКМ НАВС під час занять особливу увагу приділяють відпрацюванню саме практичних навичок роботи з інформацією.  Серед задач які, вирішують курсанти під час практичних занять, проходження стажування та практики, є задача роботи з «важкими» файлами Word. На жаль, курсанти стикаються при цьому з проблемою коли з різних причин файл з інформацією стає пошкодженим та не відкривається. Причини цього можуть бути різними:

• - Відновлення файлу після його видалення з носія інформації.
• - Збій у роботі самого носія інформації.
• - Дія віруса чи антивірусної програми на файл.
• - Помилки у роботи програми.
• - Некоректні дії користувача.

«Факторами ризику» при роботі курсантів з документами Word є робота напряму з флеш носіями на яких зберігаються файли, та великий розмір та насичення файлу елементами форматування (інформація зберігається у вигляді великої таблиці).

Іноді виникає ситуація, коли після довгої роботи втрачається важлива інформація. Це дуже неприємна ситуація для користувача, але інформацію можна спробувати відновити. Можна рекомендувати декілька методів які можливо застосувати у випадку якщо файл Word не відкривається. Розглянемо їх по черзі.

У разі виникнення проблеми з відкриттям файлу Word, спочатку необхідно спробувати стандартні методи Microsoft Office.

Метод 1:

• - Зайти у меню «Файл» або відкрити меню офису (у разі використання версії Microsoft Office 2007), де вибрати команду «Открыть». Також це можна зробити за допомогою комбінації клавіш «CTRL+O», не залежно від версії програми.
• - Вибрати файл, який є пошкодженим та не відкривається звичайним шляхом, та натиснути на стрілочку біля кнопки «Открыть». У вікні що відкриється вибрати команду «Открыть и восстановить» (див. рисунок).

Але такий метод, на жаль, не завжди спрацьовує, особливо якщо у файлі використовується багато різних варіантів форматування інформації, або є велика таблиця. Також проблеми відновлення можуть виникнути і при використанні в тексті кирилиці.

В такому випадку можна скористатися другим стандартним інструментом Microsoft Office.

Метод 2:

- Зайти у меню «Файл», або відкрити меню офису (у разі використання версії Microsoft Office 2007), де вибрати команду «Открыть». Також це можна зробити за допомогою комбінації клавіш «CTRL+O», не залежно від версії програми.

- У самому низу діалогового вікна є можливість вибрати тип файлу, що відкривається (за замовчуванням там встановлено «Все файлы (*.*)»).

  - У списку необхідно вибрати варіант «Восстановление текста из любого файла (*.*)», вибрати файл який є пошкодженим та не відкривається звичайним шляхом та натиснути кнопку «Открыть».

Файл буде відновлено. Як правило елементи форматування при цьому можуть не відновитися, але інформація буде відновлена у текстовому вигляді та доступна до редагування.

ННІПФПСКМ Тоневицький А.М.

Важливо